Você sabia que a rede McDonald’s produz o Big Mac de forma padronizada em mais de 30 mil restaurantes no mundo inteiro? E por mais impossível que pareça, ele fica pronto em mais ou menos um minuto e meio! Você deve estar se perguntando: como tornar tudo isso possível? A resposta é rápida e simples: por meio do Procedimento Operacional Padrão (POP). Mas, o que é POP?

Já parou parou para pensar se cada franquia preparasse esse lanche de forma diferente? Não teria como manter a gestão da qualidade, agilidade e a segurança de toda a produção, certo?

O POP é um excelente aliado no cotidiano das empresas, pois ajuda na padronização das atividades e na transmissão das informações corretas entre os colaboradores. É muito importante que esse documento seja elaborado da forma correta para garantir máxima eficiência aos processos operacionais. 

Quer aprender mais sobre este assunto? Então fique atento a este artigo e boa leitura!

O que é procedimento operacional padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um tipo de documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. Ele traz uma descrição desmembrada de todas as medidas importantes para a realização de algum tipo de tarefa.

Falamos no início do texto sobre a rede McDonald’s, mas, se voltarmos ao século XX, encontramos um exemplo claro de procedimento padronizado nas linhas de produção do modelo “T” da Ford. Essa foi uma das primeiras linhas de montagem a trabalhar com tarefas padronizadas de forma bem sucedida. 

Os níveis de padronização eram tão eficientes na época, que o custo do produto foi reduzido ao máximo e, assim, de acordo com a suposta famosa frase de Henry Ford “todas as pessoas poderiam ter um veículo, desde que fosse da cor preta“. Entretanto, houve um certo momento em que eles perceberam que somente o carro da cor preta não seria o suficiente para satisfazer os consumidores, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.

Atualmente, esse tipo de documento expressa detalhadamente um roteiro padronizado para executar um determinado processo, cujo objetivo é minimizar os desvios de execução das atividades fundamentais e manter a qualidade na entrega do produto final.

Ao padronizar as operações de uma empresa, a probabilidade de desvios, falhas e erros é minimizada. Portanto, esse exercício está diretamente relacionado à gestão da qualidade e segurança.

Mas, afinal, por que padronizar?

Vamos imaginar que o funcionário responsável por determinado processo precisou se ausentar de forma inesperada. A instituição certamente conta com outros empregados que são capacitados para realizar este procedimento, mas que não costumam executá-lo diariamente. 

Nesse cenário, se a empresa não tem um POP em relação àquela determinada atividade, ela pode estar sujeita a um problema ou, no mínimo, a um bom prejuízo. Entretanto, se a empresa conta com um Procedimento Operacional Padrão bem detalhado, a substituição poderá ser feita sem muita dor de cabeça, uma vez que cada passo estará devidamente descrito, como um guia para o substituto seguir à risca.

Como elaborar um POP

Agora que você entendeu o que é procedimento operacional padrão, é hora de saber como prepará-lo. Para isso, é necessário que as tarefas que fazem parte da rotina de trabalho estejam descritas, tomando os seguintes cuidados:

  • A pessoa que irá executar o processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, uma vez que ela é conhecedora do processo e sabe de suas características e deficiências;
  • Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, uma vez que cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos serem adequados ao seu tipo de processo;
  • A aplicação dos processos deve ter monitoramento constante para garantir que os operadores sigam os procedimentos de forma correta;
  • A linguagem do POP precisa ser simples, clara e objetiva, para que o documento seja entendido e aplicado por todos.

O que deve conter em um POP?

É fundamental que o Procedimento Operacional Padrão tenha informações suficientes para que os trabalhadores o utilizem como um guia, para que, assim, em caso de dúvidas, eles saibam onde procurar mais informações ou a quem recorrer. Pensando nisso, é interessante que o POP contenha os seguintes itens:

  • Nome;
  • Objetivo;
  • Documentos de referências (manuais, ITs – instrução de trabalho, processos ou outros procedimentos);
  • Local de aplicação;
  • Siglas (caso tenha);
  • Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;
  • Fluxograma;
  • Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;
  • Frequência de atualização;
  • Forma que será feito (digital ou físico);
  • Gestor (quem elaborou);
  • Outras informações que a organização julgar interessante para orientação do trabalho do colaborador.

Quais tipos de atividades precisam ser padronizadas?

Os POP’s precisam ser implementados em processos críticos, ou seja, em ações que possuem impacto direto na entrega final ou no resultado da instituição. As demais atividades podem ser padronizadas ou não, dependendo das necessidades ou da análise de cada empresa.

Existem diversos tipos de POP, dentre os quais grande parte está voltada às operações produtivas e administrativas. Isso não quer dizer que eles não precisam ser usados em casos mais pontuais, como a manutenção do local de trabalho ou higienização de espaços compartilhados.

Os principais são:

  • POP’s de qualidade: direcionamento para analisar e controlar a qualidade;
  • POP’s fundamentais (ou modelos): fornecem as diretrizes para elaboração dos POPs;
  • POP’s de arquivamento: protocolos para organização e arquivamento de documentos;
  • POP’s metódicos: descrevem sistemas completos de testes ou métodos de investigação;
  • POP’s de segurança: procedimentos de segurança e ações emergenciais;
  • POP’s de produção: práticas importantes dentro de cada etapa de produção;
  • POP’s de atendimento: orientações para lidar com reclamações ou problemas;
  • POP’s de armazenamento: procedimentos para armazenamento de produtos;
  • POP’s administrativos: instruções sobre as tarefas fundamentais de gestão da qualidade.

Quais objetivos e vantagens o POP oferece?

Como dito anteriormente, a principal finalidade do Procedimento Operacional Padrão é garantir a plena execução das diferentes atividades desenvolvidas dentro de uma organização. Entretanto, seu propósito vai muito além disso e também envolve:

Assegurar que os funcionários compreendam seu papel

Devido à sua capacidade de articular com clareza as responsabilidades, os POP’s também permitem que os funcionários compreendam seu papel no processo. Quando os POP’s não existem, o funcionário assume o papel de um aluno que consegue escrever uma redação nota 10. Por outro lado, quando os POP’s existem, o funcionário assume o papel de professor, garantindo que todos os pontos-chave sejam incluídos na redação.

Reduzir o tempo de inatividade de aprendizado

Atualmente, nas organizações, os planos de desenvolvimento dos funcionários incluem transições para novos papéis. Dessa forma, à medida em que os empregados assumem novas responsabilidades, eles podem obter um curso ou treinamento para auxiliar no desempenho de suas novas tarefas. Isso acarreta em instruções informais, conduzindo, assim, o funcionário a memorizar as responsabilidades e as etapas de ação fundamentais para a conclusão bem-sucedida de referida função. 

Porém, caso o papel seja preenchido externamente, o benefício de uma nova perspectiva externa é ofuscado por uma curva de aprendizado adicional, uma vez que uma transição pode não ocorrer. 

Nesse sentido, os POP’s fornecem aos funcionários uma estrutura para preencher os requisitos de sua função, minimizando a necessidade e dependência de ter algum empregado para tirar suas dúvidas. 

Sendo assim, o Procedimento Operacional Padrão define a base para executar os principais requisitos funcionais.

Garantir consistência no desempenho de tarefas

Os trabalhadores da empresa podem até acreditar que estão executando funções de forma consistente, mas os POP’s podem mostrar o contrário. Eles fornecem um nível adicional de garantia de consistência, uma vez que o documento tem como objetivo determinar o que é considerada uma prática recomendada a se seguir. Dessa forma, maior é a qualidade nas operações e, consequentemente, maior a credibilidade do processo

O POP na indústria de alimentos

O POP é um documento obrigatório, exigido pela Anvisa e citado na RDC 216 e na RDC 275. 

Por meio da Resolução RDC 216 de 15 de setembro de 2004, a Vigilância Sanitária estabelece as normas referentes ao assunto para serviços de alimentação, assim como a RDC 275 de 21 de outubro de 2002 (embora esta seja mais voltada para estabelecimentos produtores/industrializadores de alimentos).

Como se trata de um documento fundamental e obrigatório no território nacional, o responsável técnico (RT) da organização tem como dever elaborar e implantar esses documentos. Caso não haja um RT, o recomendado é que a diretoria contrate um serviço de consultoria para essa tarefa.

E o que a resolução RDC–216 diz sobre o POP ?

4.11.1 – Os serviços de alimentação devem dispor de Manual de Boas Práticas e de Procedimentos Operacionais Padronizados. Esses documentos devem estar acessíveis aos funcionários envolvidos e disponíveis à autoridade sanitária, quando requerido.

4.11.2 – Os POP’s devem conter as instruções sequenciais das operações e a frequência de execução, especificando o nome, o cargo e/ou a função dos responsáveis pelas atividades. Devem ser aprovados, datados e assinados pelo responsável do estabelecimento.

4.11.3 – Os registros devem ser mantidos por período mínimo de 30 (trinta) dias contados a partir da data de preparação dos alimentos.

4.11.4 – Os serviços de alimentação devem implementar Procedimentos Operacionais Padronizados relacionados aos seguintes itens:

a) Higienização de instalações, equipamentos e móveis;

b) Controle integrado de vetores e pragas urbanas;

c) Higienização do reservatório;

d) Higiene e saúde dos manipuladores.Com isso, percebemos que uma empresa que se empenha em entregar produtos ou serviços de maneira sólida, dentro das expectativas de seu mercado, precisa entender o que é procedimento operacional padrão e padronizar sua cadeia de processos. O Procedimento Operacional Padrão traz diversos benefícios para os serviços de alimentação e, quando implantado corretamente, apresenta resultados significativos.

Ficou interessado em saber mais sobre o POP na área de alimentos? Então leia nosso artigo “Procedimento Operacional Padrão em Alimentos – O que é e Como Montar” para entender como criar e utilizar os POP’s nos serviços de alimentação e indústrias de alimentos.

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