Você já ouvir falar nos tipos de auditoria? Gestores e empresários precisam conhecer a fundo essa ferramenta de prevenção e monitoria de processos. Tendo sua obrigatoriedade prevista por lei, as auditorias possuem diversas funções e podem ser aplicadas em setores diferentes de maneiras diversas dentro de uma companhia. Em casos de desacordo com a legislação ou com as normas internas da empresa as consequências podem ser muito prejudiciais para a empresa.
Assim, é importante conhecer cada um dos tipos de auditoria e como elas podem ser úteis para cada setor de uma organização. No setor alimentício, por exemplo, as constantes auditorias podem garantir a segurança dos alimentos, a manutenção da qualidade dos produtos e a fidelização de clientes.
Confira neste artigo tudo sobre as auditorias, os tipos de auditorias e como elas se aplicam ao setor alimentício.
O que é auditoria
Uma auditoria basicamente é um processo de verificação de ações dentro de uma empresa. Na indústria de alimentos, por exemplo, ela é realizada por um ou dois servidores do Ministério da agricultura. Eles vão até os estabelecimentos e realizam uma fiscalização.
Os primeiros registros que temos de auditorias remontam a década de 1970 nos EUA. Lá algumas empresas adotaram voluntariamente programas de verificação de normas e legislações ambientais e avaliações de risco. O objetivo é averiguar se tudo está dentro do que foi estabelecido e planejado, seguindo as normas governamentais e da empresa.
O profissional que realiza a auditoria é chamado de auditor. Ele deve examinar sistematicamente as tarefas desenvolvidas por um setor específico. Existem diversos tipos de auditorias no mercado e cada uma delas desempenha um papel importante para a manutenção da qualidade de uma empresa.
Quando uma auditoria é necessária?
A necessidade de uma auditoria varia de área para área. As empresas são legalmente obrigadas a realizar alguns tipos de auditoria, sejam semestrais ou anuais. É importante que os profissionais auditores sejam independentes da companhia que será verificada.
Contudo, é comum que as empresas optem pelo serviço de auditoria em períodos além dos previstos por lei. Isso porque elas são excelentes maneiras de verificar e melhorar procedimentos, prevenindo erros e fraudes. Nesses casos, contratar uma auditoria vai além de cumprir com as legalidades e passa a objetivar a definição de riscos que podem atrapalhar a governança, por exemplo.
Principais tipos de auditoria
Existem diversos tipos de auditorias no mercado e cada uma delas auxilia em algum setor. Conhecer cada uma delas é importante para que se solicite os serviços corretos quando necessário.
Auditoria interna
Esse tipo de auditoria se relaciona à avaliação da gestão empresarial. Assim, as investigações analisam os processos internos da organização. Ela é muito eficiente para identificar falhas e gargalos operacionais que podem afetar a competitividade e produtividade da empresa.
Como a auditoria interna é um tipo de auditoria que também analisa se todas as atividades estão sendo desempenhadas de acordo com as normas internas ela se torna uma aliada da administração do negócio. Ela permite que gestores e diretores obtenham uma visão holística dos processos, desmistificando possíveis fraudes e erros que estejam prejudicando os resultados.
Auditoria contábil e fiscal
Aqui o objetivo da auditoria é analisar o patrimônio da empresa. Isso porque ela é responsável por analisar se a administração do patrimônio está seguindo as diretrizes estabelecidas por ela. Além disso, a auditoria contábil também busca averiguar se as ações respeitam os princípios contábeis, reduzindo os riscos de improbidade corporativa.
A auditoria contábil também é responsável por analisar os documentos e conferir se os demonstrativos são compatíveis com a situação financeira, econômica e patrimonial da companhia. O auditor precisa verificar todos os registros, além dos controles internos. Normalmente esse tipo de auditoria trabalha em conjunto com a auditoria fiscal, garantindo que obrigações como impostos sejam cumpridas. Caso alguma irregularidade seja identificada é possível que incorra sobre a companhia acusações de crime e infrações tributárias.
Auditoria operacional
A auditoria operacional atua diretamente na administração da companhia. Seu objetivo é avaliar seu desempenho de funções e as responsabilidades. Ela deve garantir que todas as atividades administrativas sigam o planejamento e o programa de trabalho.
Aqui também falamos da avaliação de metas e objetivos a serem atingidos. O intuito dessa atividade é obter os “3 Es”: Eficiente, Economicidade e Eficácia. Esses três E’s são desmembrados da seguinte maneira:
✅ Encontrar falhas e irregularidades existentes no ciclo operacional;
✅ Compatibilidade entre as ações operacionais administrativas, de políticas internas, de planos e diretrizes;
✅ Motivos das ineficiências ou de desperdícios;
✅ Validação do desempenho do setor auditado e de seu ciclo operacional;
✅ Verificação da adequação e eficácia dos controles gerenciais internos.
Desse modo, a auditoria operacional busca proporcionar à área administrativa dados para melhoria da gestão. Ela deve ser feita com eficiência para obter resultados de maneira eficaz.
Auditoria de compliance
Para entender a auditoria de compliance é preciso compreender o seu significado. Basicamente, compliance é estar em conformidade com critérios e padrões. Aqui estão incluídas leis, normas regulamentadoras, determinações de órgãos responsáveis por fiscalização, além de boas práticas.
Para garantir a conformidade entre os colaboradores é importante que os gestores atuem de modo a orientar todos os níveis hierárquicos da empresa. Na ausência dessas atividades podem ocorrer transgressões de regras ou de normas de condutas.
Assim, a auditoria de compliance objetiva estabelecer procedimentos e atividades cotidianas que envolvam ações e treinamentos. Aqui é preciso que haja conscientização da equipe sobre as práticas de execução correta de cada função. Esse tipo de auditoria contribui para a preservação da imagem institucional, controle e gestão de riscos, além de garantir a atuação da empresa dentro de padrões éticos de conduta.
Auditoria de sistemas
A auditoria de sistemas deve monitorar controles, desenvolvimento de sistemas, procedimentos tecnológicos de informação, infraestrutura e operações. Aqui, além dos hardwares e procedimentos, também são auditados os inputs, processos, segurança e softwares. Ela permite que exista integridade e segurança do tráfego de dados dentro da companhia.
Auditoria ambiental
Esse tipo de auditoria é muito importante, principalmente em tempos como os que vivemos. Ela trata das obrigações que as empresas têm com o meio ambiente e com a sociedade, promovendo investimentos para a manutenção de ambos. Quando os recursos destinados a esses meios não são bem administrados os custos para a companhia podem ser altos, levando a prejuízos financeiros e de imagem.
Assim, a auditoria ambiental busca considerar a conduta ambiental exercida pela auditada. Deve ser possível comprovar que ela colabora com critérios determinados por lei, respeitando a legislação vigente para o seu setor. Quando inconformidades são identificadas existe o risco que multas sejam aplicadas.
Auditoria de qualidade
Outro tipo de auditoria é a auditoria de qualidade. Ela visa a realização de uma análise de documentos de sistema, processos e produtos. Seu intuito é prevenir futuros problemas relacionados à qualidade. Assim, diversos requisitos são analisados como pontos de melhoria, requisitos legais, planejamento das atividades e detecção de problemas. É preciso obter uma padronização e conformidade nas práticas desenvolvidas aos negócios, maior produtividade, redução de desperdícios e custos, além da satisfação dos clientes e credibilidade no mercado.
Auditoria na indústria de alimentos
Atualmente, tanto o mercado quanto os consumidores demandam que as empresas se comprometam com a qualidade de seus serviços, garantindo aos consumidores produtos e serviços de alto padrão. Assim, as auditorias são o melhor caminho para garantir o posicionamento de uma empresa e evitar inconformidades.
Na indústria de alimentos as auditorias são ainda mais necessárias. Isso porque, além da qualidade do produto oferecido, é importante se atentar à segurança dos alimentos. Uma falha, por menor que seja, pode ser prejudicial à saúde de vários clientes. Assim, as auditorias são um requisito obrigatório das normas de Segurança de Alimentos.
Nessa indústria podemos classificar 5 tipos de auditorias:
Auditoria de Rotina: aqui, uma equipe externa fiscaliza a empresa e o serviço. Diferente da fiscalização permanente, ela verifica o dia a dia do estabelecimento, focando-se em questões higiênico-sanitárias. O SIF ali instalado também é verificado.
Auditoria de rotulagem: toda empresa tem seus rótulos aprovados no sistema PGA-SIG/SIF, sistema onde os dados dos produtos são cadastrados. A equipe confere se o que está sendo feito no estabelecimento é o que foi de fato aprovado.
Auditoria de PQFL (Programa de Qualificação de Fornecedores de Leite): A equipe visita os laticínios, mas também os fornecedores desses laticínios para conferir a adequação à legislação – atualmente, as duas normativas que regem o setor de coleta de leite e qualidade de leite são N76 e N77 de 2018.
Auditoria de exportação: os servidores conferem se a planta que está exportando esta habilidade para exportar para determinada região, bloco ou país, segundo a legislação federal.
Auditoria de Mapas Estatísticos: as empresas sob SIF diariamente devem lançar todos os dados de importação, exportação, recebimento de matéria prima, comercialização, produção e condenação de produtos de matérias primas no SIG/SIF. Essa auditoria confere se o que os estabelecimentos estão lançando é o que acontece na realidade.
Benefícios das auditorias na indústria de alimentos
Como dissemos, as auditorias apresentam diversos benefícios. Na indústria de alimentos isso não é diferente.
Segurança dos alimentos
Um dos principais benefícios das auditorias para o setor alimentício é a garantia da segurança dos alimentos. Aqui, temos tanto auditorias internas como externas. A primeira auxilia na identificação dos pontos de melhoria. Enquanto isso, a segunda tem foco na organização e capacitação para se certificar nas principais normas do setor.
Cumprir requisitos
As auditorias também garantem a obtenção de certificações almejadas pela indústria. Esses certificados ajudam na obtenção de confiança diante de fornecedores e clientes.
Melhoria das práticas
A constância das auditorias também influencia na cultura interna da empresa. Isso porque, elas estimulam a melhoria das práticas com base no incentivo de uma mentalidade baseada em risco e comprometimento. O objetivo final é sempre manter o padrão de qualidade e segurança dos alimentos.
Determinar ações para resolução de problemas
As auditorias também permitem a identificação de possíveis riscos e pontos de melhoria nos processos. Assim é possível traçar um plano de correção das ações, mantendo um sistema de gestão em constante processo de inovação.
Auxiliar nas tomadas de decisões
Diante de tantas informações e documentos em uma empresa é possível que existam relatórios irrelevantes, enquanto os mais importantes não são identificados. Uma auditoria é capaz de identificar quais das informações documentadas não podem ser descartadas. Esses documentos são fundamentais na tomada de decisões e na identificação de ações imediatas para garantir a melhoria das atividades desempenhadas.
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