Os consumidores estão mais exigentes, o mercado demanda que sua empresa seja mais produtiva e a tecnologia avança cada vez mais rápido. Nesse cenário atual, os desafios da gestão das empresas tornam-se ainda maiores, e se você como gestor deseja que sua empresa acompanhe a evolução da economia, então vem conosco, conhecer o programa 5s e como implantar na sua organização quanto antes!

O que é o programa 5S?

O programa 5s é uma poderosa alternativa para promover a conquista de melhores desempenhos e de resultados corporativos muito mais eficazes através de processos mais enxutos, simplificados e organizados.

É uma metodologia de qualidade que tem como objetivo melhorar o ambiente de trabalho e a produtividade dos colaboradores, promovendo mudanças de comportamento e gerando melhorias contínuas.

A metodologia surgiu por volta de 1950, logo após a 2ª Guerra Mundial, com a necessidade de combater a desorganização estrutural sofrida pelo Japão. Com o sucesso do programa nas fábricas japonesas, ele passou a ser utilizado por empresas de outros setores daquele país e posteriormente foi copiado por organizações do mundo todo. E em maio de 1991, foi lançado formalmente no Brasil, visando criar um ambiente adequado para a implantação da qualidade nas indústrias. 

Desde então evoluiu e é aplicado para melhorar não só a organização física da empresa, mas também seus processos e o controle da qualidade. 

Dessa forma, vem sendo usado por empresas de diversos ramos, principalmente de alimentos, visto que o controle da qualidade promovido pelo programa 5S auxilia a organizar o setor industrial, o que confere, como consequência, um padrão de qualidade maior aos produtos fabricados.

O que significam os 5S?

O nome “5S” refere-se as iniciais de cada uma das cinco palavras japonesas que constituem o programa, que começam com a letra “S” – os chamados cinco sensos, que no Brasil significam:

5S

Seiri (senso de utilização)

O primeiro senso do programa, seiri, pode ser traduzido como senso de utilização, de liberação de espaço. O objetivo é identificar tudo que é de fato utilizado durante o trabalho e descartar tudo que pode ser descartado.

Assim, o ambiente de trabalho se torna um local mais útil e menos poluído, tanto de maneira espacial, quanto visual. 

Nesta fase, é interessante que seja realizado um mutirão. Contudo, atente-se para deixar alguém responsável por revisar e cuidar do processo, para que documentos e objetos importantes não sejam descartados por engano. 

Defina uma pessoa para ficar a cargo de registrar em uma planilha o nome de cada objeto mantido no espaço de trabalho, sua função, a quantidade que deve ser disponibilizada e como deve ser armazenado. 

É importante que essa pessoa saiba comunicar a equipe as informações contidas na planilha, pois, enquanto trabalham, os funcionários precisam encontrar de forma rápida aquilo que necessitam.

Seiton (senso de organização)

A segunda etapa do programa 5S é o seiton, o senso de organização. 

Com base nos materiais avaliados como necessários para uso no primeiro senso, este S do programa possui como finalidade classificar e dar ordem de uso para cada item incluído. Isto é, classificar por frequência de utilização, por tipo, sabor, tamanho, e padronizar a quantidade e o local onde cada material deverá estar ao ser procurado por um colaborador.

Para facilitar o processo, pode-se utilizar critérios ou padrões para o armazenamento de objetos – baseados em informações como semelhança e uso, por exemplo – como código de cores ou outros sinalizadores que facilitem a identificação durante as tarefas do dia a dia.

Para as indústrias de alimentos, por exemplo, que fabricam produtos de diferentes sabores, o armazenamento das embalagens pode ser feito de acordo com a produção, isto é, embalagens de bebidas produzidas com mais frequência devem ficar mais acessíveis do que aquelas que entram na linha de produção mais esporadicamente.

Importante lembrar que o senso de organização não se limita apenas a objetos e documentos, mas também a equipamentos, layout do ambiente e outros elementos que fizerem parte da realidade da empresa.

É desejável que os espaços na indústria sejam de fácil circulação e que permitam um fluxo de produção contínuo. Contudo, qualquer modificação no layout da indústria deve ser submetida à avaliação prévia do órgão de inspeção.

Seiso (senso de limpeza)

O seiso – senso de limpeza – é o terceiro item o programa 5S.

Embora leve esse nome, esta etapa não engloba apenas a ideia de limpar aquilo que está sujo, mas também, e principalmente, a de encontrar fontes produtoras de sujeira e ruído.

Por isso, o senso de limpeza consiste na investigação detalhada do local de trabalho, em busca de rotinas que estejam gerando sujeira ou imperfeições e implantação de soluções preventivas para eliminar ou, ao menos, reduzir a necessidade das atividades de limpeza.

Qualquer elemento que agrida o ambiente de trabalho, cause algum distúrbio ou desconforto deve ser considerado, incluindo:

  • poluição sonora;
  • falha na iluminação;
  • mau cheiro;
  • poluição do ar, etc.

Equipamentos desregulados que fazem muito barulho, por exemplo, são fortes geradores de estresse nos funcionários, o que pode comprometer o rendimento produtivo, gerar atrasos e até mesmo afastamento de funcionários. Por isso, a preocupação com os níveis de ruído também conta como um tipo de limpeza do ambiente de trabalho.

O objetivo deste senso é manter organização e limpeza, gerando um local em boas condições para a realização das atividades. Como resultado, o ambiente de trabalho se torna mais agradável e os colaboradores se sentem mais confortáveis e satisfeitos por estarem trabalhando em um ambiente limpo e arrumado.

Além disso, a constante fiscalização também ajuda a manter os equipamentos sempre em ordem, com menos possibilidade de erro ou quebra.

Seiketsu (senso de padronização)

O quarto senso é o que garante a manutenção dos três passos iniciais. Essa etapa no programa 5S serve para garantir que todo o trabalho feito será mantido e se tornará o padrão da empresa.

Mesmo após aplicar os três passos iniciais, é preciso que a empresa prossiga com o processo, implementando todos os passos da metodologia 5S, pois, dessa forma, ela garante que ocorra uma melhoria contínua, tanto do ambiente como da produtividade.

A ideia é manter, durante a rotina, o senso de utilização, o senso de organização e o senso de limpeza sempre alertas, transformando-os em hábito. Nesta etapa, deve-se definir responsáveis, já que sem responsáveis nomeados, existem grandes chances de o projeto perder a essência em pouco tempo.

5 S - exemplo de padronização

Este senso proporciona uma melhoria constante no ambiente de trabalho, além do aumento da produtividade e da rapidez das operações, uma vez que as etapas implementadas na organização permitem que os fluxos de produção sejam mais contínuos.

Porém, é preciso alertar que manter a padronização das ações por todas as pessoas da empresa não é tarefa fácil. É preciso resiliência para dar continuidade ao sistema até que ele faça parte da rotina – o que nos leva ao último “s” do programa.

Shitsuke ( senso de disciplina)

Se o quinto e último processo estiver em execução, significa que a metodologia está funcionando.

O senso de disciplina é obtido no momento em que o programa 5S é assimilado na rotina dos colaboradores sem que haja necessidade de grande monitoramento. Nesta fase do programa, os funcionários se sentem responsáveis pelos processos e se dispõem a seguir todas as orientações, sejam elas de ordem técnica, moral ou ética.

A disciplina pode ser considerada a chave do 5S e existe quando cada pessoa exerce seu papel visando a melhoria contínua do ambiente de trabalho, da produtividade, do desempenho e da saúde pessoal, sem que alguém precise cobrar por isso.

Leia também: ISO 9001 na indústria de alimentos – do conceito à implantação, tudo que você precisa saber

Implementação do Programa 5S

Conhecer o conceito da metodologia é uma tarefa simples, mas a implementação requer bastante treinamento e persistência.

Para êxito nessa etapa, é fundamental se atentar para alguns fatores:

  • é necessário divulgar o programa;
  • é necessário definir uma equipe para trabalhar no programa;
  • é necessário revisar o programa;
  • a alta administração deve estar sensibilizada quanto à importância da metodologia;

Divulgue

É preciso deixar claro para os funcionários a importância de cumprir todos os 5 sensos, além de explicar sobre os ganhos e benefícios esperados com a implementação do programa 5S.

A divulgação pode ser feita através de recursos como:

  • quadros de gestão a vista;
  • e-mails;
  • cartazes;
  • palestras;
  • apresentações;
  • reuniões;
  • memorandos, etc.

Aproveite esses caminhos para oferecer um canal de dúvidas para os colaboradores.

Tenha um time forte

Tão importante quanto a divulgação, é ter uma equipe dedicada a implementação do programa 5S, sendo composta por colaboradores de vários setores, visto que a metodologia engloba desde os responsáveis pelos processos produtivos até a administração.

Eduque, treine e atualize-os regularmente nas tarefas de sua área. O 5S é um método visual, portanto permita que explorem quais métodos eles acham que funcionarão melhor, pois suas ideias provavelmente serão as mais bem-sucedidas.

Quando os colaboradores entendem bem o programa profundamente e o motivo de cada tarefa, eles se tornam mais comprometidos com a execução das mesmas!

Contudo, cuidado redobrado no momento de divisão das responsabilidades dos membros da equipe, visto que, por exemplo, um colaborador do setor administrativo provavelmente não seja o mais indicado para gerenciar a implementação do programa no setor operacional – e vice-versa. Por isso, deve-se analisar estrategicamente a função de cada um.

Sustente as melhorias

Crie um sistema de revisão periódica do programa 5s no qual os funcionários sejam treinados para auditar outros departamentos. Basta dividir o trabalho de revisão em partes e alocar para diferentes grupos em diferentes setores. 

Além disso, permita que os funcionários se reúnam com frequência por 10 a 15 minutos para discutir e sugerir ações para melhoria do 5S e de questões de segurança e qualidade dos alimentos.

Comprometimento é tudo

E por fim, é imprescindível que o comprometimento comece no topo da hierarquia.

É muito mais difícil colocar em prática uma metodologia quando os colaboradores não recebem bons exemplos.  A gerência deve fornecer liderança, recursos e suporte ao programa.

A implementação de programas de qualidade em indústrias de alimentos não deve ocorrer com imposição de conceitos, mas sim com inserção natural na rotina.

Passo a passo para implementar o programa 5S

Utilizando uma linha de raciocínio mais direta, a implementação do programa 5S pode seguir uma espécie de roteiro.

Comece reunindo as gerências com o objetivo de fornecer um conhecimento prévio do assunto e estimular o comprometimento.

Além disso, também é importante treinar as gerências para compreender a metodologia 5S e os benefícios de sua implementação.

Depois, defina a equipe de trabalho e formule o plano de ação. Depois de formar a equipe, dá-se início à formulação de um planejamento do programa 5S, que deve conter informações como estrutura, prazos, treinamentos que serão realizados por setor e em qual frequência, etc.

Com isso pronto, pode-se fazer a comunicação e a apresentação inicial do programa. Nesta fase não será feito de fato um treinamento com os colaboradores, mas uma exposição de que um novo sistema está para ser implementado. Explique sobre o que se trata, fale sobre os “sensos” utilizados e os benefícios que a metodologia trará para o trabalho de cada um.

Após o treinamento dos facilitadores, que deve ser feito por alguém que tenha conhecimento da área, devem ser desenvolvidos os materiais que serão utilizados para atingir os colaboradores, como cartazes e panfletos.

Depois, registre a situação de cada setor. Isso deve ser feito com o maior número de detalhes possível, podendo conter fotos, filmagens e descrições em planilhas. Este passo é importante para que, em um momento no qual o programa estiver apresentando bons resultados possa ser feito um “antes e depois” que mostre a importância do programa 5S de maneira mais palpável. 

Com os materiais desenvolvidos, faça a divulgação do programa. Tente fazer isso de forma positiva para que as pessoas da empresa tenham uma boa impressão acerca da metodologia 5S.

Por fim, é chegada a hora de realizar o mutirão. Este é um dia importante para o programa, pois é o momento em que todos os setores começam a aplicar os conceitos passados em treinamento, começando pelo Seiri, que é o senso de utilização. A partir daí, todo o fluxo do 5S deve ser colocado em andamento para que os resultados possam ser apurados.

Benefícios do programa 5S

  • aumento da qualidade do serviço ou produto;
  • mais produtividade;
  • redução de despesas;
  • pessoas mais satisfeitas;
  • fornecimento de uma base para a implementação de outros programas de qualidade;
  • prevenção de acidentes e erros;
  • melhor aproveitamento dos materiais;
  • melhorias no ambiente de trabalho e na qualidade de vida.

Conclusão

Para implementar o programa 5S não são necessários tantos investimentos, ainda sim, os reflexos na qualidade de vida dos funcionários são enormes, o que impacta de forma positiva na produtividade e no faturamento da empresa.

Não podemos negar que as tarefas podem ser difíceis, além de requererem paciência. Mas, uma vez que a metodologia surtir efeito, suas vantagens ficarão facilmente visíveis. Além disso, o programa 5S é apenas a porta de entrada para outros sistemas de qualidade.

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Pós GQSA

por Andréa Ghicheney