O setor alimentício é um ramo que frequentemente passa por avanços que visam à melhoria da qualidade dos alimentos. Isso faz com que, cada vez se atribua maior importância e relevância ao Programa 5S na Indústria de Alimentos.

O Programa trata-se de ferramentas que visam o controle de qualidade, cada vez mais necessário para levar mais organização ao setor industrial e, em consequência, maior padrão de qualidade aos produtos.

A implantação dos programas de qualidade, no entanto, não é tão simples, exigindo conhecimento não só sobre seus fundamentos, mas também sobre como colocá-los em prática.

O que é o programa 5S?

O 5S é um programa que foi desenvolvido no Japão nos anos 50 e seu objetivo é promover mudança de comportamento dos envolvidos em um processo no sentido de gerar melhorias contínuas.

Na indústria de alimentos é de muita utilidade por promover em todos os níveis hierárquicos rotinas que trazem benefícios ao ambiente e aos processos produtivos, o que culmina na qualidade total.

Outro nome para o programa é Housekeeping, que em inglês dá uma ideia de limpeza da casa, organização.

O nome “5S” remete a cinco palavras japonesas que se iniciam com a letra “S” e que ilustram exatamente essa ideia de arrumação:

  • seiri;
  • seiton;
  • seiso;
  • seiketsu;
  • shitsuke.

Seiri

A palavra japonesa Seiri pode ser traduzida como Senso de utilização, de liberação de espaço.

É o passo inicial que deve ser dado no sentido de gerar mudança no comportamento das pessoas, o que garantirá impacto nas etapas seguintes.

Nessa fase deve ser feito um mutirão para liberar espaço de trabalho.

É importante que todos os colaboradores estejam envolvidos com seu setor, de forma que eles mesmos possam identificar objetos que são desnecessários à rotina.

Com esta simples tarefa eles se sentem mais responsáveis pelo ambiente em que vivem, o que ajuda na transformação dos funcionários em evangelizadores do sistema da qualidade.

Comece por definir o que é necessário e o que não é. Aquilo que não for importante para a rotina de trabalho deve ser jogado fora, mandado para conserto ou doado.

Mas fique atento e deixe alguém para revisar tudo o que será feito, para que documentos ou objetos importantes não sejam descartados por engano.

Por exemplo, uma faca quebrada e que não tem mais utilidade para a desossa deve ser descartada. Enquanto que uma planilha de verificação do mês passado deve ser retirada da área de produção e guardada nos arquivos da indústria. E aquilo que for utilizado com frequência deve ser mantido no local de trabalho e identificado.

Defina uma pessoa para ficar a cargo de registrar em uma planilha o nome de cada objeto mantido no espaço de trabalho, sua função, a quantidade que deve ser disponibilizada na rotina e como deve ser armazenado.

É importante que esta pessoa tenha boa comunicação com toda a equipe para que todos estejam cientes das informações contidas na planilha. Pois, de nada adianta um documento bem feito se na hora do trabalho os funcionários não encontrarem de forma rápido aquilo de que precisam.

Como algumas das vantagens do senso de organização temos a liberação de espaço, além de facilitar e agilizar o trabalho no dia a dia.

Seiton

É o senso de organização que devemos ter em relação àquilo que foi considerado necessário no senso de utilização.

É colocar de forma racional os objetos de uso do cotidiano, de acordo com a frequência de utilização, o tipo, o sabor e o seu tamanho.

Para facilitar este trabalho pode-se utilizar certos critérios ou padrões para o armazenamento de objetos semelhantes ou de uso de setores afins, usar código de cores ou outros sinalizadores que facilitem a identificação durante as tarefas do dia a dia.

Em exemplo prático e útil em indústrias que fabricam produtos de diferentes sabores, como bebida láctea, é o armazenamento das embalagens pela ordem de produção. Isto é, as embalagens das bebidas mais produzidas devem ficar mais acessíveis do que daquelas que entram na linha de produção mais esporadicamente.

E isso não se limita a objetos e documentos, mas também a equipamentos e layout do ambiente.

É desejável que os espaços na indústria sejam de fácil circulação e que permitam um fluxo de produção contínuo.

Mas neste ponto, é importante que qualquer modificação no layout da indústria seja submetida à avaliação prévia pelo órgão de inspeção.

Seiso

Seiso quer dizer senso de limpeza.

Mas, neste quesito não se encaixa apenas o conceito de limpar aquilo que está sujo, mas também, e principalmente, o de encontrar a fonte produtora de sujeira com a intenção de reduzir sua ação, é o não sujar.

O objetivo deste senso é o de manter o local de trabalho limpo e em boas condições para uma próxima atividade.

E neste contexto há de se inserir, por exemplo, outros agentes que agridem o ambiente de trabalho, tal qual a poluição do ar e a poluição sonora.

Equipamentos desregulados, que fazem muito barulho, por exemplo, são fortes geradores de estresse nos funcionários, o que pode comprometer o rendimento produtivo, gerar atrasos ou até afastamento de funcionários.

Com isso, a manutenção de certos níveis de ruído há de ser um tipo de limpeza ambiental que deve ser priorizado na empresa.

Como vantagens deste passo do 5S temos:

  • ambiente de trabalho mais agradável;
  • colaboradores se sentem mais confortáveis em trabalharem em um ambiente limpo.

Seiketsu

É uma palavra que significa senso de padronização e saúde.

Após a aplicação dos três passos iniciais é preciso que toda a empresa mantenha esse ciclo para que a melhoria, tanto do ambiente quanto da produtividade, sejam contínuos.

A ideia aqui é durante a rotina manter os sensos de utilização, organização e limpeza sempre em alerta. É transformar em hábito todos estes três passos.

A parte da saúde se dá no sentido de que é normal as pessoas terem mais asseio pessoal quando estão em um ambiente limpo e organizado. E todos esses fatores atuando em conjunto contribuem para o desenvolvimento físico, mental e emocional de colaboradores, supervisores e até da alta gerência da empresa.

A melhoria contínua do ambiente de trabalho, aumento da produtividade e da rapidez das operações são algumas das vantagens da implantação deste senso, uma vez que um incremento na organização permite que os fluxos de produção sejam mais contínuos.

Porém, é preciso alertar que manter a padronização das ações por todas as pessoas da empresa não é tarefa fácil.

É preciso que se tenha paciência e perseverança para que o sistema tenha continuidade até que ele faça parte da rotina diária das pessoas, que é o último “s” do programa.

Shitsuke

É o senso de disciplina, obtido no momento em que o programa é assimilado na rotina dos colaboradores sem que haja necessidade de monitoramento.

Nesta fase do programa os funcionários se sentem responsáveis pelos processos e se dispõe a seguir todas as orientações a eles passadas, seja de ordem técnica, moral ou ética.

Programa 5S em português

Os nomes seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke são bem bonitinhos, mas pouco explicativos e difíceis de serem assimilados por qualquer pessoa que não fale japonês.

Com isso, podemos transformá-los em “sensos de alguma coisa” para que seja melhor entendido por todos os níveis hierárquicos da empresa e para que gere mais engajamento também.

Os sensos podem ser assim classificados:

  • senso de utilização;
  • senso de organização;
  • senso de limpeza;
  • senso de padronização;
  • senso de disciplina.

Leia também: ISO 9001 na indústria de alimentos – do conceito à implantação, tudo que você precisa saber

Implantação do Programa 5S

Apesar de parecer um programa de conceitos simples, sua implantação requer alguns cuidados para que se obtenha sucesso.

O primeiro ponto, que pode ser aplicado para a maioria dos programas de qualidade, é que a alta administração da indústria deve estar sensibilizada quanto à importância dessas ferramentas.

É muito mais difícil colocar em prática conceitos de qualidade quando o topo da hierarquia não se compromete com o assunto. E pior, quando são dado maus exemplos aos colaboradores.

Caso seja necessário argumentar com algum nível hierárquico mais elevado, uma bom argumento é que para a implantação deste programa poucos investimentos precisam ser realizados.

E os reflexos na qualidade de vida dos funcionários são enormes, o que impacta de forma positiva na produtividade da indústria e no faturamento da empresa.

Como segundo ponto é necessário que você defina uma equipe para trabalhar nesse programa.

O ideal é que seja formado, dentre outras pessoas, por lideranças do chão de fábrica, que são os contatos mais próximos ao corpo de funcionários da empresa.

Conscientizar essas pessoas é de suma importância, uma vez que grande parte dos colaboradores se espelha nas suas atitudes.

Depois de formada a equipe, é preciso que seja formulado o planejamento do programa 5S, seja em relação a sua estrutura, aos prazos, aos treinamentos que serão realizados por setor e em qual frequência e à elaboração do plano em si.

Utilizando uma linha de raciocínio mais direta, a implantação do 5S pode seguir um roteiro:

  • reunião com as gerências com o objetivo de identificar o conhecimento prévio e o comprometimento com o assunto;
  • treinamento das gerências quanto ao sistema 5S e benefícios de sua implantação, bem como definição da equipe de trabalho e formulação do plano de ação;
  • comunicação e apresentação inicial do programa. Nesta fase não será feito treinamento de fato com os colaboradores, e sim a explicação de que um sistema novo será implantado. Deve-se explicar sobre o que se trata, quais são os “sensos” utilizados e benefícios para o trabalho de cada um;
  • formação das equipes. Conforme já mencionado, é importante que lideranças do nível operacional estejam presentes;
  • treinamento dos facilitadores por alguém que tenha conhecimento da área. Com base nisso deve-se desenvolver os materiais que serão utilizados para atingir os colaboradores, como cartazes e panfletos;
  • registro da situação de cada setor. Isso deve ser feito com o maior nível de detalhes possível, podendo-se associar fotos, filmagens e descrições em planilhas. Este passo é importante para que num momento em que o programa estiver tendo bons resultados possa ser feito um “antes e depois” que demonstre a importância do 5S de forma mais palpável;
  • divulgação do programa por meio dos materiais desenvolvidos previamente. Tente fazer isso de forma positiva para que todos da empresa tenham uma boa impressão sobre o 5S;
  • mutirão. Este é um dia importante para o programa pois é o momento em que todos os setores iniciarão a aplicação dos conceitos passados em treinamento, começando pelo Seiri, que é o senso de utilização. A partir daí todo o fluxo do 5S deve ser colocado em andamento para que os resultados possam ser apurados.

É importante que na implantação de programas de qualidade em empresas de alimentos, que os conceitos não sejam impostos e sim que eles façam parte do dia a dia da indústria.

Os envolvidos nos processos ao valorizarem essas práticas são os maiores incentivadores do movimento, levando para casa os sensos e ensinando aos colegas a importância do fazer de modo correto.

Não podemos negar que estas tarefas são difíceis e requerem paciência, mas uma vez que estes programas surtem efeito, é fato que suas vantagens são visíveis a nível produtivo.

E o programa 5S é apenas a porta de entrada para outros sistemas de qualidade.

Com a implantação de metodologias como PCDA, 5W2H, check lists e o uso de outras ferramentas de qualidade os benefícios para a qualidade dos alimentos podem ser multiplicados.

por Andréa Guicheney

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