Consumidores mais exigentes, tecnologia que avança cada vez mais rápido e exigência de que sua empresa seja mais produtiva. Conseguiu se enxergar nesse cenário? E como o programa 5s se encaixa nessa realidade?

Atualmente, os desafios da gestão das empresas são os mais diversos possíveis. Se você, como gestor deseja que sua empresa acompanhe a evolução da economia, então continue lendo este texto para conhecer o programa 5s e saber como implantar na sua organização o quanto antes!

O que é o programa 5S?

O sistema 5s é uma poderosa alternativa para promover a conquista de melhores desempenhos e de resultados corporativos muito mais eficazes. Isso ocorre por meio de processos mais enxutos, simplificados e organizados.

É uma metodologia de qualidade que tem como objetivo melhorar o ambiente de trabalho e a produtividade dos colaboradores. Promove mudanças de comportamento e gerando melhorias contínuas.

Histórico

A metodologia surgiu por volta de 1950, logo após a 2ª Guerra Mundial, com a necessidade de combater a desorganização estrutural sofrida pelo Japão. Com o sucesso do programa nas fábricas japonesas, ele passou a ser utilizado por empresas de outros setores e, posteriormente, foi copiado por organizações do mundo todo.

Em maio de 1991 foi lançado formalmente no Brasil, visando criar um ambiente adequado para a implantação da qualidade nas indústrias. 

Uso atual

Desde então evoluiu e é aplicado para melhorar não só a organização física da empresa, mas também seus processos e o controle da qualidade. 

Dessa forma, vem sendo usado por companhias de diversos ramos, principalmente do ramo alimentos, visto que o controle da qualidade promovido pelo programa 5S auxilia a organizar o setor industrial. Como consequência, propicia um padrão de qualidade maior aos produtos fabricados.

O que significam os 5S?

O nome “5S” refere-se às iniciais de cada uma das cinco palavras japonesas que constituem o programa. Todas começam com a letra “S” – os chamados cinco sensos, que no Brasil significam:

Seiri (senso de utilização)

O primeiro senso do programa, seiri, pode ser traduzido como senso de utilização, de liberação de espaço. O objetivo é identificar tudo que é, de fato, utilizado durante o trabalho e descartar tudo que não tem serventia.

Assim, o ambiente de trabalho se torna um local mais útil e menos poluído, tanto de maneira espacial, quanto visual. 

Nesta fase, é interessante que seja realizado um mutirão. Contudo, tenha o cuidado de deixar alguém responsável por revisar e cuidar do processo, para que documentos e objetos importantes não sejam descartados por engano. 

Defina uma pessoa para ficar a cargo de registrar em uma planilha o nome de cada objeto mantido no espaço de trabalho, sua função, a quantidade que deve ser disponibilizada e como deve ser armazenado. 

É importante que essa pessoa saiba comunicar à equipe as informações contidas na planilha, pois, enquanto trabalham, os funcionários precisam encontrar de forma rápida aquilo que necessitam.

Seiton (senso de organização)

A segunda etapa da metodologia 5S é o seiton, o senso de organização. 

Com base nos materiais avaliados como necessários para uso no primeiro senso, este S do programa tem como finalidade classificar e dar ordem de uso para cada item incluído. Isto é, classificar por frequência de utilização, por tipo, sabor, tamanho, e padronizar a quantidade e o local onde cada material deverá estar ao ser procurado por um colaborador.

Para facilitar o processo, é possível utilizar critérios ou padrões para o armazenamento de objetos – baseados em informações como semelhança e uso, por exemplo – como código de cores ou outros sinalizadores que facilitem a identificação durante as tarefas do dia a dia.

Para as indústrias de alimentos, por exemplo, que fabricam produtos de diferentes sabores, o armazenamento das embalagens pode ser feito de acordo com a produção. Isso significa que embalagens de bebidas produzidas com mais frequência devem ficar mais acessíveis do que aquelas que entram na linha de produção mais esporadicamente.

Importante lembrar que o senso de organização não se limita apenas a objetos e documentos, mas também a equipamentos, layout do ambiente e outros elementos que fizerem parte da realidade da empresa.

É desejável que os espaços na indústria sejam de fácil circulação e que permitam um fluxo de produção contínuo. Contudo, qualquer modificação no layout da indústria deve ser submetida à avaliação prévia do órgão de inspeção.

Seiso (senso de limpeza)

O seiso – senso de limpeza – é o terceiro item da metodologia 5S.

Embora leve esse nome, esta etapa não engloba apenas a ideia de limpar aquilo que está sujo, mas também, e principalmente, a de encontrar fontes produtoras de sujeira e ruído.

Por isso, o senso de limpeza consiste na investigação detalhada do local de trabalho, em busca de rotinas que estejam gerando sujeira ou imperfeições. Posteriormente, diz respeito à implantação de soluções preventivas para eliminar ou, ao menos, reduzir a necessidade das atividades de limpeza.

Qualquer elemento que agrida o ambiente de trabalho, cause algum distúrbio ou desconforto deve ser considerado, incluindo:

• poluição sonora;
• falha na iluminação;
• mau cheiro;
• poluição do ar etc.

Equipamentos desregulados que fazem muito barulho, por exemplo, são fortes geradores de estresse na equipe, o que pode comprometer o rendimento produtivo, gerar atrasos e até mesmo afastamento de funcionários. Por isso, a preocupação com os níveis de ruído também conta como um tipo de limpeza do ambiente de trabalho.

O objetivo desse senso é manter organização e limpeza, gerando um local em boas condições para a realização das atividades. Como resultado, o ambiente de trabalho se torna mais agradável e os colaboradores se sentem mais confortáveis e satisfeitos por estarem trabalhando em um local limpo e arrumado.

Além disso, a constante fiscalização também ajuda a manter os equipamentos sempre em ordem, com menos possibilidade de erro ou quebra.

Seiketsu (senso de padronização)

O quarto senso é o que garante a manutenção dos três passos iniciais. Essa etapa no programa 5S serve para garantir que todo o trabalho feito será mantido e se tornará o padrão da empresa.

Mesmo após aplicar os três passos iniciais, é preciso que a empresa prossiga com o processo, implementando todos os passos da metodologia 5S. Dessa forma, você garante que ocorra uma melhoria contínua, tanto do ambiente como da produtividade.

A ideia é manter, durante a rotina, o senso de utilização, o senso de organização e o senso de limpeza sempre alertas, transformando-os em hábito. Nesta etapa, deve-se definir responsáveis, já que sem eles há grandes chances de o projeto perder a essência em pouco tempo.

Este senso proporciona um aperfeiçoamento constante no ambiente de trabalho, além do aumento da produtividade e da rapidez das operações, uma vez que as etapas implementadas na organização permitem que os fluxos de produção sejam mais contínuos.

Porém, é preciso alertar que manter a padronização das ações por todas as pessoas da empresa não é tarefa fácil. É preciso resiliência para dar continuidade ao sistema até que ele faça parte da rotina – o que nos leva ao último “s” do programa.

Shitsuke ( senso de disciplina)

Se o quinto e último processo estiver em execução, significa que a metodologia está funcionando.

O senso de disciplina é obtido no momento em que o programa 5S é assimilado na rotina dos colaboradores sem que haja necessidade de grande monitoramento. Nesta fase do programa, os funcionários se sentem responsáveis pelos processos e se dispõem a seguir todas as orientações, sejam elas de ordem técnica, moral ou ética.

A disciplina pode ser considerada a chave do 5S e existe quando cada pessoa exerce seu papel buscando a melhoria contínua do ambiente de trabalho, da produtividade, do desempenho e da saúde pessoal. E mais: sem que alguém precise cobrar por isso.

Leia também: ISO 9001 na indústria de alimentos – do conceito à implantação, tudo que você precisa saber

Como implementar o programa 5S?

Conhecer o conceito da metodologia é uma tarefa simples, mas a implementação requer bastante treinamento e persistência.

Para êxito nessa etapa, é fundamental se atentar para alguns fatores:

• é necessário divulgar o programa;
• é fundamental definir uma equipe para trabalhar no programa;
• é imprescindível revisar o programa;
• a alta administração deve estar sensibilizada quanto à importância da metodologia.

Divulgue

É preciso deixar claro para os funcionários a importância de cumprir todos os 5 sensos, além de explicar sobre os ganhos e benefícios esperados com a implementação do programa 5S.

A divulgação pode ser feita por meio de:

• quadros de gestão a vista;
• e-mails;
• cartazes;
• palestras;
• apresentações;
• reuniões;
• memorandos etc.

Aproveite esses caminhos para oferecer um canal de dúvidas para os colaboradores.

Conte com um time forte

Tão importante quanto a divulgação é ter uma equipe dedicada à implementação do programa 5S, sendo composta por colaboradores de vários setores. Essa é uma boa prática uma vez que a metodologia engloba desde os responsáveis pelos processos produtivos até a administração.

Eduque, treine e atualize a equipe regularmente nas tarefas de sua área. O 5S é um método visual, portanto permita que cada um dos funcionários explore os métodos que consideram com mais chances de êxito, pois suas ideias provavelmente serão as mais bem-sucedidas.

Quando os colaboradores entendem o programa profundamente e o motivo de cada tarefa, eles se tornam mais comprometidos com a execução delas!

Contudo, cuidado redobrado no momento de divisão das responsabilidades dos membros da equipe, visto que, por exemplo, uma pessoa do setor administrativo provavelmente não seja a mais indicado para gerenciar a implementação do programa no setor operacional – e vice-versa. Por isso, deve-se analisar estrategicamente a função de cada um.

Sustente as melhorias

Crie um sistema de revisão periódica do sistema 5s no qual os funcionários sejam treinados para auditar outros departamentos. Basta dividir o trabalho de revisão em partes e alocar para diferentes grupos em diferentes setores. 

Além disso, permita que os funcionários se reúnam com frequência por 10 a 15 minutos para discutir e sugerir ações para melhoria do 5S e de questões de segurança e qualidade dos alimentos.

Tenha comprometimento

E por fim, é imprescindível que o comprometimento comece no topo da hierarquia.

É muito mais difícil colocar em prática uma metodologia quando os colaboradores não recebem bons exemplos.  A gerência deve fornecer liderança, recursos e suporte ao programa.

A implementação de programas de qualidade em indústrias de alimentos não deve ocorrer com imposição de conceitos, mas sim com inserção natural na rotina.

Qual o passo a passo para implementar o programa 5S?

Utilizando uma linha de raciocínio mais direta, a implementação do programa 5S pode seguir uma espécie de roteiro.

Reúna as lideranças

Comece reunindo as gerências com o objetivo de fornecer um conhecimento prévio do assunto e estimular o comprometimento.

Além disso, também é importante treiná-las para compreender a metodologia 5S e os benefícios de sua implementação.

Escolha a equipe e desenhe um plano do sistema 5s

Depois, defina a equipe de trabalho e formule o plano de ação. Depois de formar a equipe, começa a formulação de um planejamento do sistema 5S, que deve conter informações como estrutura, prazos, treinamentos que serão realizados por setor e em qual frequência etc.

Comunique

Com isso pronto, pode-se fazer a comunicação e a apresentação inicial do programa. Nesta fase não será feito de fato um treinamento com os colaboradores, mas uma exposição de que um novo sistema está para ser implementado.

Explique sobre o que se trata, fale sobre os “sensos” utilizados e os benefícios que a metodologia trará para o trabalho de cada um.

Produza materiais informativos

Após o treinamento dos facilitadores, que deve ser feito por alguém que tenha conhecimento da área, devem ser desenvolvidos os materiais que serão utilizados para atingir os colaboradores, como cartazes e panfletos.

Registre

Depois, registre a situação de cada setor. Isso deve ser feito com o maior número de detalhes possível, podendo conter fotos, filmagens e descrições em planilhas. Este passo é importante para que, em um momento no qual o programa estiver apresentando bons resultados possa ser feito um “antes e depois” que mostre a importância do programa 5S de maneira mais palpável. 

Divulgue o programa 5s

Com os materiais desenvolvidos, faça a divulgação do programa. Tente fazer isso de forma positiva para que as pessoas da empresa tenham uma boa impressão acerca da metodologia 5S.

Coloque em prática

Por fim, é chegada a hora de realizar o mutirão. Este é um dia importante para o programa, pois é o momento em que todos os setores começam a aplicar os conceitos passados em treinamento, começando pelo Seiri, que é o senso de utilização. A partir daí, todo o fluxo do 5S deve ser colocado em andamento para que os resultados possam ser apurados.

Quais os benefícios do programa 5S?

Vamos apresentar a seguir as principais vantagens de contar com esse sistema. Acompanhe!

• aumento da qualidade do serviço ou produto;
• mais produtividade;
• redução de despesas;
• pessoas mais satisfeitas;
• fornecimento de uma base para a implementação de outros programas de qualidade;
• prevenção de acidentes e erros;
• melhor aproveitamento dos materiais;
• melhorias no ambiente de trabalho e na qualidade de vida.

O que podemos concluir?

Para implementar o programa 5S não são necessários tantos investimentos, ainda sim, os reflexos na qualidade de vida dos funcionários são enormes, o que impacta de forma positiva na produtividade e no faturamento da empresa.

Não podemos negar que as tarefas podem ser difíceis, além de requererem paciência. Mas, uma vez que a metodologia surtir efeito, suas vantagens ficarão facilmente visíveis. Além disso, o sistema 5S é apenas a porta de entrada para outros sistemas de qualidade.

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por Andréa Ghicheney