Auditoria é um processo organizado de coleta de informações necessárias para avaliar se as ações planejadas são adequadas para conferir inocuidade dos alimentos. É uma atividade organizada e planejada e, por ser formal, baseia-se em regras e diretrizes previamente estabelecidas.
Talvez você já tenha escutado a seguinte frase: quem produz os alimentos é o principal responsável pela garantia da inocuidade dos mesmos. Por ser verdade, é necessário que o próprio produtor implemente instrumentos de controle da segurança alimentar passíveis de serem auditadas.
Objetivos das auditorias
As auditorias possuem um ou mais dos seguintes objetivos:
- determinar conformidades ou não conformidades;
- propiciar à indústria uma oportunidade de melhoria contínua;
- atender aos requisitos da legislação vigente;
- avaliar fornecedores de matérias-primas e insumos;
- verificar se os planos escritos estão sendo aplicados na prática;
- verificar se a aplicação prática do plano escrito está atingindo as metas almejadas, principalmente no que diz respeito à elaboração de produtos inócuos à saúde do consumidor.
Hoje, vamos focar em sete dicas que não podem ser desprezadas na realização da auditoria em sua equipe da qualidade.
1. Tenha postura, técnica e comportamento adequados
É muito importante que o auditor seja capacitado para desenvolver as suas atividades, tenha equilíbrio psicológico para lidar com as dificuldades que irão surgir (e sempre surgem), ter flexibilidade e habilidade no trato com as pessoas.
Quando nos referimos à flexibilidade, também devemos ir além do trato com as pessoas. Ser flexível significa também que é necessário compreender o contexto e a cultura da organização para qual você trabalha. Para isso é fundamental que você tenha amplos conhecimentos dos processos e normas da empresa – itens essenciais para que você seja considerado e respeitado.
Outras características importantes para um auditor é ser paciente e saber escutar, ter habilidade para a comunicação oral e escrita além de um forte espírito de liderança. Procure saber quais são seus pontos fracos e trabalhe para melhorá-los.
2. Elabore “Check-lists” impecáveis
Os “check-lists” ou “listas de verificação” são os documentos que incluem anotações chaves para execução das atividades de auditoria. Geralmente são elaborados na forma de questionários ou planilhas e funcionam como lembretes para que o auditor siga uma sequência organizada de observações durante a execução da auditoria (pode até conter as respostas esperadas para cada questão, a fim de auxiliar no processo de auditoria).
A lista deve ser simples, objetiva e de fácil uso além de identificarem dados e fatos. Sempre que possível, as respostas devem ser SIM ou NÃO. Na elaboração das listas, o auditor sempre deve considerar o PAC correspondente ao processo a ser auditado e formular questões que sejam referentes a métodos, materiais, equipamentos, medidas, mão-de-obra e outros itens pertinentes às atividades desenvolvidas pela equipe da qualidade.
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Ser treinado e capacitado para a elaboração e aplicação dos “check-lists” é importante para a eficiência dos trabalhos. Hoje existem diversos cursos para aperfeiçoamento do profissional no tema, como os de pós-graduação em Gestão da Qualidade do IFOPE, com todas as facilidades de um curso a distância. Caso você não sinta segurança suficiente, talvez seja o momento de procurar as capacitações necessárias para desempenhar suas atividades com qualidade e excelência.
3. Programe a auditoria com antecedência
Quando temos a programação das auditorias com certa antecedência, é possível planejar e se preparar adequadamente para atingir os objetivos propostos. Seja organizado e sempre que estiver nas vésperas de realizar a auditoria, prepare-se com:
- os equipamentos a serem utilizados (termômetros, kits para testes rápidos etc);
- planilhas e documentos de referência;
- estabeleça os métodos e técnicas de trabalho;
- realize um estudo prévio sobre os pontos em que os desvios são mais prevalentes.
A organização permite que você saiba os processos que serão executados de acordo com o cronograma pré-estabelecido, com objetivos detalhados de cada tarefa e quem, quais setores ou instrumentos que serão auditados.
4. Seja questionador nos momentos oportunos
Durante a auditoria de qualidade recomenda-se que o auditor saiba ser questionador nos momentos adequados. O conceito da ferramenta administrativa muito utilizada – o 5W1H – pode ser aplicado em algumas situações, explorando as principais questões que envolvem um determinado processo, garantindo uma visão controlada e avaliativa do mesmo.
Podemos ainda acrescentar o “Show me = Mostre-me” em algumas situações, como exemplo, quando o auditado é questionado sobre o procedimento correto de aferição diária dos termômetros utilizados pela equipe do controle de qualidade.
5. Elabore um relatório final da auditoria que seja funcional
O relatório final da auditoria deve refletir, de forma mais fiel e objetiva, todos os fatos positivos (conformidades) e negativos (não conformidades) detectados durante as etapas de auditoria. Esse deve ser funcional, pois ele será a base para todas as melhorias que se iniciarão nas próximas etapas.
É fundamental que ao fazer as análises de todas as informações recebidas e as verificações feitas no decorrer da auditoria, considere-se sempre o risco e a severidade de perigos que porventura possam ocorrer em virtude das não conformidades detectadas.
A publicação dos dados compilados da auditoria, em forma de gráficos simples e de fácil entendimento, também é uma ferramenta interessante para que a equipe da qualidade saiba como está o desempenho do setor. E lembre-se, o “check-list” preenchido pode (e deve) fazer parte do relatório final.
6. Dê atenção especial à reunião final
É recomendado que o auditor realize um reunião inicial e outra ao final da auditoria. Como você já compreendeu a dica sobre a importância da organização em todo o processo, já sabe que na reunião final você irá preparado para explanação com uma sequência lógica e abordará os seguintes itens:
- agradeça sempre a todos auditados pela ajuda e cooperação;
- apresente um breve resumo da abrangência da auditoria;
- registre a metodologia utilizada e quais os objetivos da auditoria;
- faça referência às conformidades e não conformidades. Ressalte os aspectos positivos das conformidades e quanto aos negativos, ressalte as ações corretivas que devem ser tomadas de acordo com a escala de prioridades para controle dos perigos para a saúde pública;
- deixe bem claro sobre as condições de operacionalidade da empresa em relação à legislação vigente (nacional ou internacional);
- sempre estimule os auditados para o melhoramento contínuo do processo.
7. Por fim, alguns detalhes que não podem ser esquecidos durante uma auditoria
Um auditor deve sempre manter-se calmo, sem colocar o auditado sob pressão ou recuado, devendo repetir a pergunta sempre que necessário com uma linguagem simples e compreensível.
Pergunte sempre para quem realmente realiza a tarefa em questão, levando em consideração o conhecimento e a experiência do auditado. É um recém-contratado? Já passou pela capacitação necessária? Sempre executa as mesmas tarefas ou está cobrindo as férias de alguém?
Realize as anotações necessárias e registre quais documentos foram verificados e com quem conversou, para que o relatório final da auditoria seja específico e com todos os detalhes necessários para conclusões assertivas.
Seja preciso, objetivo, direto, sem perder tempo com conversas fora do assunto, divagações ou paradas longas para cafezinhos durante a auditoria.
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Falando em café, que tal fazermos uma pausa?
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FONTES CONSULTADAS:
Organização Pan-Americana da Saúde. Livro 4 – Auditoria das GMP/SSOP e do sistema HACCP. Buenos Aires, Argentina: OPAS/INPPAZ, 2005.
Autoria da redatora do Ifope:
Tereza Abujamra
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